Gromadzeniem, opracowywaniem i udostępnianiem zasobów archiwalnych Komendy Rejonowej Policji Warszawa IV zajmuje się Zespół Ochrony Informacji Niejawnych.
Składnica akt Komendy Rejonowej Policji Warszawa IV w swoim zasobie posiada dokumentację niearchiwalną rozumianą jako akta posiadające wartość praktyczną podlegającą brakowaniu.
Udostępnienie dokumentacji niearchiwalnej uprawnionym podmiotom następuje poprzez:
• umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami
• przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie
• przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu akt
• wypożyczanie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.
Akta udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku podmiotu zainteresowanego zawierającego:
• imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel
• nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej
• wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego dotyczą
• określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów.
Wnioski i zapytania o możliwość korzystania z zasobu archiwalnego składnicy akt Komendy Rejonowej Policji Warszawa IV należy kierować na adres:
Zespół Ochrony Informacji Niejawnych
Komenda Rejonowa Policji Warszawa IV
ul. Żytnia 36
01-198 Warszawa
tel: 47 723-72-65
Udostępniane akt:
• zawierających informacje niejawne – następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;
• zawierających dane osobowe – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
• operacyjnych – następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno-rozpoznawcze i z przepisami o ochronie informacji niejawnych.
Szczegółowe zasady udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej określają:
• Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. Nr 38 poz. 173)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych ( Dz. U. 08.107.679)
• Zarządzenie nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. MSWiA 08.9.42)
• Zarządzenie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz.95)